2004年寶石節期間，由組委會統一邀請和接待的中外賓客共1000多人，接待規模之大、人數之多、檔次之高、任務之重，對我市來說是前所未有。

為了圓滿完成寶石節賓客的接待工作，確保寶石節成功舉辦，市委辦、市府辦下發了《關于做好首屆梧州國際寶石節賓客接待工作的通知》。

根據通知精神，全市各有關單位遵循“熱情周到、禮儀規范、衛生安全、有序高效”的原則，明確任務、精心組織、周密安排，全力以赴做好各項接待工作。

組委會在確定落實6家指定接待酒店和4家預備接待酒店中得到了各酒店的大力支持。

市接待辦根據組委會組辦公室的要求，早部署、早落實。對各大接待酒店的餐飲、衛生、安全等方面進行部署、檢查；連夜編排接待手冊；編排、審核宴會布置效果圖；培訓志愿者等。

組委會從各單位抽調有關人員，作為各接待酒店的總聯絡員，負責各酒店的接待、安全、衛生、車輛等工作的總安排、調度和協調工作。

全市43個單位派出了素質高、形象好、工作責任心強的工作人員擔任聯絡員，全程服務和宴請賓客。寶石節計劃邀請嘉賓1132人，實際報到731人，其中安排住宿530人。

通過上下努力，寶石節的接待工作形成了各司其職、各盡其能、服務高效的工作格局，圓滿地完成了接待工作任務。

在市寶石商會的大力支持下，組委會商務組在寶石城落實了122個展位供外商使用，除策劃和設計層位、做好展位的裝修準備工作外，并提供了展臺和照明用具。寶石城正在經營的273個鋪位的商家也在扮靚門店、擴大寶石品種，以積極的姿態迎接寶石節。